في عالم الأعمال لم تعد الفعاليات والمناسبات مجرد لقاءات اجتماعية بل أصبحت أداة استراتيجية لبناء علاقات جديدة أو إطلاق منتجات ومع تعقيد تلك الفعاليات برزت فكرة مشاريع B2B لإدارة مناسبات الشركات حيث أنه قطاع حيوي.
ما المقصود ب مشاريع B2B لإدارة مناسبات الشركات
مشاريع B2B لإدارة مناسبات الشركات هي عبارة عن خدمات تقدمها شركات محترفة لشركات أخرى لإدارة جميع فعاليات ومناسبات تلك الشركات من تصميم، هي تصميم دعوات إلكترونية وتخطيط وتنفيذ.
تشمل هذه الخدمات مجموعة واسعة من الفعاليات والمناسبات مثل: المؤتمرات وحفلات انطلاق المنتجات وحفلات التكريم أيضًا ورش العمل والاجتماعات وغيرها.
تعتمد هذه المشاريع على خبراء في التنظيم وشبكات من الموردين لتقديم أفضل تجربة متكاملة واحترافية للعميل ( الشركة ).
أسباب اعتماد الشركات الكبرى على مشاريع B2B لإدارة مناسبات الشركات ؟
تعتمد الشركات الكبرى على مشاريع B2B لعدة أسباب منها
الاحترافية والخبرة
شركات إدارة الفعاليات تمتلك من الخبرة المتراكمة ما يكفي للتعامل مع مختلف التحديات مما يضمن تنفيذ احترافي وسلس يليق بسمعة ومكانة الشركات الكبرى.
توفير الوقت والجهد
وذلك حيث تقوم الشركات الكبرى بالتركيز على نشاطها الأساسي بينما شركات إدارة الفعاليات تتولى إدارة وتنفيذ جميع المهام المعقدة الخاصة بفعاليات الشركة.
تنوع الموارد والشبكات واتساعها
تمتلك تلك الشركات على شبكات علاقات ناجحة وقوية مع جميع الموردين سواء قاعات أو مطاعم وأيضًا موردي الديكورات مما يضمن الحصول على أفضل جودة وأفضل سعر.
التنوع والابتكار
حيث تعمل شركات إدارة الفعاليات دائمًاعلى جلب أفكار إبداعية وتصاميم مبتكرة تصميم دعوات إلكترونية وذلك ما يميزها مما يترك انطباع قوي لدى الحضور.
حسن إدارة المخاطر
فتلك الشركات تكون مجهزة للتعامل مع أي حدث طارئ مثل: تغيرات الطقس المفاجئة أو بعض بعض المشاكل التقنية مما يقلل من المشاكل التي قد تواجه الشركة الكبرى.
العائد على الاستثمار
تقوم تلك الشركات بتقديم تقرير مفصل عن أداء الفعالية من أعداد الحضور وتفاعلهم مما يساعد الشركة في قياس العائد على استثماراتها.
اقرأ أيضا: كيف يساعد إرسال دعوات حفلات إلكترونية في تنظيم الحضور وتتبع المدعوين ؟
كيف تسهل الحلول الرقمية تنظيم الدعوات والمتابعة في مناسبات الشركات؟
في العصر الحديث أصبحت الحلول الرقمية هي العمود الفقري لإدارة الفعاليات والمناسبات حيث قامت بتحويل عملية تنظيم الفعالية من عملية يدوية ومعقدة إلى عمليات تلقائية أكثر احترافية ومنها :
منصات إدارة الدعوات الإلكترونية
تعمل تلك المنصات على تصميم دعوات إلكترونية جاهزة للإرسال عبر البريد الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي مع إمكانية تتبع حالة الرد فوريًا من المدعوين سواء ( سيحضر أم لا أو محتمل الحضور).
الإرسال التلقائي لتذكير المدعوين
إرسال تذكيرات تلقائية للمدعوين قبل الفعالية بفترة مناسبة حيث تتضمن تلك التذكيرات بعض المعلومات المهمة مثل موقع المكان المقام به الفعالية والجدول الزمني للمواعيد الخاصة بالحفل.
متابعة فوريه مع تحليل البيانات
تقوم هذه المنصات بتزويد المنظمين للحفل بلوحات تحكم لمتابعة إحصائيات الحضور في الوقت الفعلي مما يتيح لهم اتخاذ إجراءات سريعة مثل إرسال تذكيرات سريعه لزيادة عدد الحضور.
أنواع المناسبات التي تحتاج مشاريع B2B لإدارة مناسبات الشركات
تشمل في العادة جميع الفعاليات التي تعتمد على المنظمات والأفراد في سياق العمل وهي :
المؤتمرات والمعارض الكبرى
تتم من خلال تنسيق معقد يشمل الجلسات ، والمتحدثين ، والمعارضين ، و الإقامة.
حفلات إطلاق المنتجات
يتم الإعتماد في هذه المرحلة على الإبداع والإثارة لإبراز المنتج الجديد وعمل ضجة إعلامية.
فعاليات بناء فريق العمل
تحتاج إلى أنشطة لتعزيز روح الفريق والتعاون بينهم.
حفلات التكريم والجوائز
من خلال تقديم تجربة فريدة ومميزة والشعور بالتقدير للمكرمين.
الإجتماعات والمؤتمرات البيعية
الهدف منها تحفيز فريق المبيعات وإطلاق إستراتيجيات جديدة.
الفعاليات الإفتراضية والمختلطة
أصبحت شائعة جداً وتتطلب خبرة تقنية عالية في مجال إدراة منصات البث المباشر وتفاعل الحضور.
دمج أنظمة الحضور والتحقق عند إدارة مناسبات الشركات B2B
وذلك لإن عمليات تسجيل الحضور قد تسبب ازدحاماً ومن الممكن أن تؤثر عن الانطباع الأول ، ومن هنا يأتي دور أنظمة الحضور والتحقق من خلال :
التحقق السريع عبر QR Codes
وذلك عن طريق مسح الضيوف للرمز الموجود داخل دعوتهم الإلكترونية على هواتفهم ودخولهم فوراً دون الحاجة للإنتظار طويلاً.
التقنيات الحيوية
في الفعاليات التي تحتاج إلى مستوى عالي من الأمان يمكن أن يتم استخدام هذه التقنيات مثل : التعرف على الوجه ، أو بصمة الإصبع للتحقق.
بطاقات NFC أو RFID
تسمح هذه البطاقات تتبع حركة الحضور داخل الفعالية ، وذلك يوفر بيانات أكثر عن الأركان الأكثر جذباً للإهتمام.
المزامنة مع أنظمة CRM
يتم من خلالها مزامنة بيانات الحضور آلياً مع أنظمة إدراة علاقات العملاء في الشركة ، مما يسهل على فريق التسويق والمبيعات متابعة العملاء بعد انتهاء الفعالية.
اقرأ أيضا: مميزات التكامل بين الدعوات وإدارة الفعالية عبر موقع ماي انڤايت
الفرق بين إدارة مناسبات الشركات داخلياً وبين التعاقد مع شركة خارجية B2B :
إليك الفرق بين إدارة مناسبات الشركات داخلياً والتعاقد مع شركة خارجية من خلال المميزات والسلبيات :
إدارة مناسبات الشركات داخلياً :
- المميزات :
١- يتم التحكم من خلالها في كافة التفاصيل والقرارات الخاصة بها.
٢- فهم ومعرفة أعمق لطبيعة الشركة واحتياجاتها.
٣- توفير التكلفة كاملة في حالة وجود فريق محترف داخل الشركة.
٤- سرعة التواصل بين الأقسام.
- السلبيات :
١- افتقار الفريق للخبرة والكفاءة في تنظيم الفعاليات الكبرى.
٢- زيادة الضغط على موظفي الشركة بجانب مهامهم الأساسية.
٣- نقص في الأفكار الجديدة وقلة الإبتكار.
٤- المحدودية في الموارد والعلاقات مع الموردين.
التعاقد مع شركة خارجية :
- المميزات :
١- مستوى أعلى من الاحترافية في التخطيط والتنفيذ.
٢- توفير وقت ومجهود لفريق عمل الشركة.
٣- شبكة معارف قوية مع الموردين بأسعار تنافسية.
٤- خبرة كبيرة في الإبداع والإبتكار في الأفكار.
٥- المرونة في التعامل مع المشاكل التي تواجههم.
- السلبيات :
١- تكلفة أعلى من الإدارة الداخلية.
٢- تحتاج لتواصل مع الشركة لمعرفة أهداف المناسبة وضمان النتيجة.
٣- الإعتماد على طرف خارجي للسيطرة على التفاصيل الدقيقة.