في عالمنا هذا أصبحت التفاصيل الفارق الأهم بين النجاح والفشل لذلك يعتبر التكامل بين نظام الدعوات وإدارة الفعالية من أهم الركائز الحديثة التي يعتمد عليها لتنظيم فعاليات استثنائية.
في مجال الدعوات لم تعد مجرد تصميم دعوة ثم إرسالها وتنظيم قائمة بالحضور فقط بل أصبحت نظام متكامل دعوة إلكترونية يضمن السلامة والنجاح للمنظم والمدعو على حد سواء .
ما المقصود التكامل بين الدعوات ( دعوات إلكترونية ) و إدارة الفاعلية ؟
التكامل بين الدعوات وإدارة الفعالية ما هو إلا منهج استراتيجي فعال يجمع بين عمليتين أساسيتين هما :
- نظام الدعوات الإلكترونية :
دعوة إلكترونية :
الدعوات الإلكترونية مجال كبير بداخله عمليات وخطوات أساسية تعمل على نجاح ذلك النظام مثل : تصميم الدعوات وإرسالها وتتبع ردود المدعوين بالإيجاب أو الرفض بالإضافة إلى إرسال تذكير للمدعوين .
- نظام إدارة الفاعلية :
ذلك النظام يشمل عمليات أخرى مثل : جمع البيانات وتسجيل الحضور والتواصل معهم بالإضافة إلى إدارة جداول زمنية.
بالطبع عند دمج تلك العمليتين في منصة واحدة يصبح لديك نظام موحد متكامل يدير رحلة المدعو بالكامل بدأ من استلامه الدعوة الإلكترونية حتى انتهاء الفعالية بنجاح وتحليل نتائجها هذا التكامل يمنحك رؤية شاملة وسيطرة على فاعليته .
أهمية التكامل بين الدعوات ( دعوة إلكترونية ) وإدارة الفاعلية
التكامل بين الدعوات وإدارة الفاعلية لها أهمية كبيرة تتمثل في :
توفير الوقت والجهد
فلم يعد هناك الحاجة إلى استخدام أي أدوات منفصلة وإدخال البيانات يدويًا مما يقلل من الأخطاء .
تجربة سلسة وبسيطة للمدعوين
حيث يحظى المدعو بتجربة بسيطة وسلسة من أول استلامه للدعوة دعوة إلكترونية وحتى التسجيل من أجل الحضور مما ينعكس إيجابًا على صورة المنظمة.
دقة البيانات
هذا يؤدي إلى اتخاذ قرارات صحيحة بناء على بيانات دقيقة من حيث عدد الحضور المتوقع والعدد الفعلي معدلات الرد وغيرها .
قياس العائد على الاستثمار
تتبع مدى فاعلية الحملات الخاصة بالدعوة ومقارنتها معدلات الحضور الفعلية مما يساعد ذلك في معرفة وتقييم نجاح الفعالية بدقة .
مميزات التكامل بين الدعوات وإدارة الفعالية عبر موقع ماي انڤايت
موقع ماي انڤايت ( دعوة إلكترونية ) يقدم لك حل متكامل مليء بالمميزات
منصة موحدة سهلة وسريعة في الاستخدام
يمكنك إدارة جميع جوانب فاعلية عبر منصة واحدة ولوحة تحكم واحدة
إمكانية تصميم دعوات إلكترونية مخصصة
يمكنك تصميم دعوتك الإلكترونية على حسب ذوق شخصيتك وطبيعة مناسبتك فقط في بضع دقائق .
تتبع الردود الآلي
خاصية مفيدة للغاية تمكنك من معرفة من أكد على حضوره ومن لم يؤكد ومن يوجد في قائمة الانتظار .
تسجيل الحضور بشكل آلي وسريع
وذلك من خلال تقنية QR CODE التي تتيح للمدعوين تسجيل الدخول للمناسبة بشكل سريع وسهل وذلك يحد كثيرًا من فكرة طوابير التسجيل وأيضًا عدم دخول أي فرد غير مدعو وغير حاصل على الباركود .
تقارير شاملة ووافية عن الفاعلية
احصل على تقريرك المفصل عن أداء الفعالية مما يساعدك على حسن التخطيط في المستقبل .
اقرأ أيضا: دعوات الكترونيه تخرج
كيف يساعد التكامل بين الدعوات ( دعوات إلكترونية ) وإدارة الفعالية الشركات ؟
شركات التسويق والمبيعات : حيث جذب عملاء محتملين وسهولة تتبعهم طول فترة رحلة العميل.
المؤسسات التعليمية والتدريبية : ذلك التكامل يعمل على سهولة تسجيل الطلبة في الندوات وورش العمل ومتابعة وتسجيل حضورهم وقياس تأثير البرامج التعليمية عليهم.
الجمعيات الخيرية غير الربحية : حيث يعمل على توفير بيانات المتبرعين والداعمين لتعزيز العلاقة معهم أيضًا إدارة دعوات وحضور الفعاليات الخاصة بالتبرعات .
الفرق بين تنظيم الفعالية التقليدي والتكامل الرقمي
البعد
تنظيم تقليدي
تكامل رقمي
الدعوات
ورقية صعبه التتبع
إلكترونية مخصصة سهلة التتبع
التسجيل
نماذج ورقية عرضة للخطأ أو الفقدان
تسجيل يكون الإلكتروني حيث البيانات محفوظة بسحابة أمنية
متابعة الحضور
تسجيل يدوي للحضور بقوائم مطبوعة مع وجود طوابير مجهدة
تسجيل الدخول بكل سهولة ويسر عن طريق QR CODE
التواصل
عن طريق المكالمات الهاتفية أول إيميلات فردية مع العلم أنها طريقة غير فعالة
التواصل عن طريق إشعارات جماعية لجميع المدعوين
التحليل
جمع البيانات يكون يدويًا وبالتالي تكون التحليلات غير دقيقة وبطيئة
وجود لوحات تحكم تفاعلية بالتالي التقارير تكون تلقائية
التكلفة
تكون عالية ( طباعة وبريد وعماله)
تكلفة منخفضة وبالتالي عائد استثماري مرتفع
خطوات تنفيذ التكامل بين الدعوات وإدارة الفعالية من ماي انڤايت
تنظيم فعالية ناجح من ماي انڤايت ( دعوة إلكترونية ) يجب الالتزام ببعض خطوات .
- قم بالدخول إلى منصتك وأنشأ فعالية جديدة ثم قم بملئ تفاصيلها الأساسية مثل ( الاسم والواقع والتاريخ ) .
- قم بالتصميم المدمج لإنشاء دعوتك حيث تكون مخصصة على حسب ذوقك ثم قم بإرسالها إلى جميع المدعوين .
- تتبع حالة الردود من المدعوين من خلال لوحة التحكم وأيضًا أرسل تذكيرات تلقائية للمدعوين الذين لم يردوا بعد .
- تسهيل عملية تسجيل حضور المدعوين
عن طريق QR CODE .
- التواصل والتفاعل فقم باستخدام أدوات التواصل الداخلية لإرسال آخر التحديثات للمشاركين .
- تحليل النتائج فبعد انتهاء الفعالية يجب أن تطلع على التقرير الشامل لتحليل معد الحضور وردود الأفعال وأداء الفعالية بشكل عام .
في الختام نريد أن نقول أنه لم يعد التكامل بين الدعوات وإدارة الفعاليات من الرفاهية بل أصبحت ضرورة في عصرنا هذا عصر الرقمية فهو الاستثمار الأمثل لضمان كفاءة تنظيمك ونجاح فعالياتك .
الاسئلة الشائعة
هل يمكن متابعة إحصائيات الحضور مباشرة أثناء الفعالية ؟
نعم بالتأكيد مثال : موقع ماي انڤايت دعوات إلكترونية لديه لوحة تحكم تفاعلية لعرض إحصائيات الحضور مباشرة أثناء الفعالية مثل عدد الذين سجلوا والعدد الفعلي للحضور مما يجعلك من السهل اتخاذ قرارات فورية .
هل يدعم النظام إرسال تذكيرات للمدعوين؟
نعم يدعم النظام إرسال تذكيرات للمدعوين الذين لم يرد على الدعوة أيضا للتأكيد على حضورهم أيضا تذكير الذين ردوا على الدعوة بالمكان والوقت قبل انطلاق الفعالية فترة مناسبة .
هل يمكن استخدام هذه الحلول لجميع أنواع الفعاليات ؟
نعم بالتأكيد فقد تم تصميم تلك الحلول الخاصة بنا لتكون مرنة تناسب مجموعة كبيرة من الفعاليات .
هل يدعم التكامل بين الدعوات وإدارة الفعالية تأكيد الحضور ؟
نعم بالطبع عن طريق خاصية الـ QR code فيتم مسح للباركود المرفق مع الدعوة الإلكترونية لكل مدعو وبالتالي يتم تسجيل حضوره بكل سهولة وسرعة .