هناك العديد من المميزات التى توفرها تقنية تذكير الضيوف برسائل تلقائية فى تصميم دعوات إلكترونية ومنها :
١- زيادة نسبة الحضور : تساهم الرسائل التلقائية في تذكير الضيوف بموعد الدعوة والتفاصيل الخاصة بها ، مما يزيد من نسبة الحضور.
٢- توفير الوقت والمجهود : بدلاً من إرسال رسائل التذكير لكل ضيف يتم إرسالها بشكل تلقائي آلي وسريع إلى الضيوف مما يوفر الوقت والمجهود.
٣- الحد من الأخطاء : تضمن تقنية تذكير الضيوف وإرسال التفاصيل الخاصة بالمناسبة بشكل صحيح دون أخطاء.
٤- ضمان تجربة فريدة : توفير تجربة دعوات زواج إلكترونية فريدة وخاصة للضيوف والشعور بالاهتمام والتنظيم.
٥- متابعة التحديثات : بحيث لو تم التعديل فى الموعد أو المكان يتم إخطار جميع الضيوف بأي جديد.
٦- سهولة تتبع الاستجابات : حيث يمكن ربط تقنية التذكير بتقنية تأكيد حضور دعوة ، مما يسهل معرفة عدد الحاضرين بدقة.
كيف يعمل نظام تذكير الضيوف برسائل تلقائية قبل موعد الحفل ؟
يعمل نظام تذكير الضيوف برسائل تلقائية بطريقة الدعوة الذكية ومنظمة عن طريق :
١- إدخال بيانات الضيوف : يقوم النظام بتسجيل أسماء الضيوف وأرقام هواتفهم وبريدهم الإلكتروني على المنصة الخاصة بالحفل.
٢- تحديد تفاصيل الحفل : حيث يتم تسجيل تفاصيل الحفل مثل : التاريخ والوقت والمكان أو الموقع وأي بيانات إضافية يقوم العميل بتسجيلها.
٣- تخصيص جدول الرسائل التذكيرية : يقوم بتحديد مواعيد إرسال الرسائل التذكيرية مثل : قبل الحفل بيومين وفى نفس يوم الحفل وهكذا.
٤- تشغيل النظام الآلي : عند الوصول للمواعيد المحددة فى دعوات حضور على نظام التذكير التلقائي يقوم النظام تلقائياً بإرسال الرسائل التذكيرية لقائمة للضيوف .
٥- متابعة الاستجابات : إذا تم ربط نظام الرسائل التلقائية بنظام تأكيد الحضور فيقوم النظام بجمع جميع الاستجابات تلقائياً.
أفضل وقت لإرسال تذكير الضيوف برسائل تلقائية لضمان أعلى معدل استجابة :
أفضل وقت لإرسال تذكير الضيوف برسائل تلقائية للضيوف لضمان أعلى معدل استجابة بمراعاة نوع المناسبة سواء كانت دعوات زواج إلكترونية أو كرت دعوة تخرج كمثالاً ، يتم الإعتماد على عدة عوامل مثل :
١- الوقت المثالي يعتبر قبل الحفل بـ ٢٤ ساعة كتذكير رئيسي للحفل بحيث يعطي للضيوف مجال لإستجابة التذكير والدعوة.
٢- وهناك تذكير أخير قبل الحفل بساعتين كمثال للتذكير وعدم النسيان.
مع مراعاة أن تكون الرسائل التذكيرية ودية وواضحة لضمان تفاعل جيد.
أمثلة ونماذج لرسائل تذكير فعالة يمكن استخدامها في الحفلات :
تذكير أساسي :
قبل الحفل بيوم أو يومين :
تذكير ودّي وسلس :
مرحباً ( الاسم )
نذكرك بموعد الحفل غداً ( اليوم + التاريخ )
فى تمام الساعة ( الوقت ) فى ( المكان )
ننتظرك ونتشوق لرؤيتك و مشاركتنا الفرحة.
( الدعوة الإلكترونية الخاصة بالضيف )
نموذج رسمي :
السلام عليكم ( الاسم )
نذكركم بمشاركتكم حفلنا الذي يقام غداً ( اليوم + التاريخ ) فى ( المكان )
فى تمام الساعة ( الوقت )
حضوركم يسعدنا .
( رابط تأكيد الحضور )
نموذج مختصر قبل الحفل بساعة أو ساعتين :
حفلنا يبدأ بعد ساعات فى تمام الساعة ( الوقت ) فى ( المكان )
ننتظرك بشوق.
( رابط الموقع )
كيف تساعد هذه التقنية فى توفير الوقت وتقليل الفوضى يوم الحفل ؟
١- تقليل الاتصالات الهاتفية التقليدية :
فبدلاً من الاتصالات الهاتفية المرهقة والتى تستغرق وقتاً كبيراً بجانب المجهود الكبير ، فالنظام التلقائي يرسل التذكيرات لجميع المدعوين دفعة واحدة مما يوفر الوقت والمجهود ويساعد على التنظيم.
٢- تنظيم جدول الحضور :
اذا تم توفير رابط لتأكيد الحضور بحيث يتحكم فى تسجيل قائمة الحضور تلقائياً بكل سهولة ، مما يساعد على معرفة عدد الحاضرين والمتطلبات الخاصة بهم للحفل.
٣- الحد من التأخير :
الرسائل التذكيرية تتضمن الموقع والوقت والتاريخ ، مما تمنع حالات التأخير أو عدم الوصول لمكان الحفل.
٤- تجربة مميزة للمدعوين :
فعند استقبال الرسائل التذكيرية يشعر الضيف بفخامة الحفل والتنظيم القوي ، مما يعطي للحضور تجربة أفضل.
اقرأ أيضا: مميزات بطاقات الشكر الإلكترونية مقارنة ببطاقات الشكر الورقية
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تخصيص محتوى الرسالة عند تذكير الضيوف برسائل تلقائية ؟
- نعم بالتأكيد
يتم تخصيص الرسائل حسب تصنيف الضيف بالنسبة للعميل ، وإليك بعض الأمثلة :
- العائلة : وجودكم يكمل فرحتنا ، ننتظركم بتشوق.
- الأصدقاء : الحفل لا يكتمل بدونكم ، ننتظركم بحماس.
- الزملاء والضيوف الخاصة : ننتظركم الليلة فى حفلنا فى تمام الساعة ( الوقت ).
وكل هذه الرسائل يتم إرسالها عن طريق النظام التذكير التلقائي.
وهناك فوائد عديدة من التخصيص للرسائل يزيد من معدل الاستجابة ، حيث يضيف للمدعوين احساس بالتميز ويعطي انطباع احترافي ومميز للحفل.