في عصر التكنولوجيا والسرعة الرقمية أصبحت الدعوات الإلكترونية ليست فقط بديلًا عن الدعوات الورقية بل هي استراتيجية كاملة فعالة لتنظيم حفلات لا تنسى إليك.
والآن بعض الإرشادات التي ستساعدك في استغلال هذه الاستراتيجية بأفضل شكل ممكن :
كيف يساعد إرسال دعوات حفلات إلكترونية في تنظيم الحضور
الدعوة الإلكترونية ليست مجرد رسالة تكتب ثم ترسل بل هي أكثر من ذلك فهي منظم افتراضي يساعدك على تنظيم يومك وتنظيم الحضور داخل حفلتك وذلك يظهر في
1 - تلقائية الردود :
بمجرد أن يتم فتح الدعوة من قبل المدعو يمكنه على الفور الاختيار من بين إذا كان سيحضر أم لا مع امكانية اختيار ( ربما ) كل ذلك سوف يصل إليك على لوحة التحكم الخاصة بك مما سيسهل عليك معرفة عدد الحضور ومن سيحضر ومن لا دون عناء الاتصال بكل فرد على حده.
2 - التحديث الفوري :
في حالة حدوث أي تغيير أو تعديل في موعد أو مكان الحفل أو غيره من تعديلات يمكنك بكل سهولة إرسال إشعار لجميع المدعوين في آن واحد بالتغير الذي حدث في دقائق فقط سيكون كل المدعوين على اطلاع بأي تغيير حدث دون معاناة إرسال الكثير من الرسائل النصية.
3 - تتبع التفاعل :
من خلال تلك الخاصية يمكنك معرفة من فتح الدعوة ومن لم يفتحها أيضًا، ويمكنك معرفة من قام بفتح الدعوة أكثر من مرة تلك المعلومات تعرفك من من المدعوين أكثر حماسًا ومتى يحين وقت إرسال تذكرة لباقي المدعوين.
4 - سهولة إدارة القوائم :
يمكنك تقسيم المدعوين إلى فئات ( عائلة - أصدقاء - زملاء) حيث يمكنك إرسال رسائل مخصصة لكل مجموعة.
فالدعوات الإلكترونية تجعل من عملية التنظيم عملية سهلة ومضمونة تضمن وصول المعلومة الصحيحة للجميع وفي الوقت المناسب.
5 - وجود باركود داخل الدعوة :
دعوات إلكترونية باركود
من خلال تلك التقنية يمكن معرفة من حضر ومن لم يحضر وأيضًا عدم دخول أي فرد غير مدعو وغير حاصل على الباركود بالإضافة إلى سهولة تنظيم الحضور ودخولهم سريعًا دون الحاجة إلى الوقوف في طوابير دعوات زواج إلكترونية باركود.
تخصيص التصميم قبل إرسال دعوات حفلات إلكترونية بأسماء وتاريخ ومكان الحفل
تخصيص التصميم هو ما يجعل من دعوتك دعوة فريدة من نوعها وتناسب طابع وشكل مناسباتك لذلك هناك عناصر أساسية يجب أن تتضمنها للتخصيص دعوتك.
اسم الضيف :
من الجيد كتابه تحية شخصية في بداية الدعوة تحتوي على اسم الضيف فهذا يضفي لمسة من التقدير والاحترام.
اسم المضيف :
من المهم كتابة اسم من يقيم هذه الحفلة سواء أنت أو عائلتك أو شركتك.
نوع المناسبة :
يجب كتابة نوع المناسبة داخل الدعوة سواء حفل زفاف أو عيد ميلاد تخرج أو إطلاق منتج…. الخ.
التاريخ والوقت :
من المهم أن تكون دقيقًا في كتابة تاريخ المناسبة وتوقيت المناسبة بالضبط أيضًا مواعيد كل فقرة.
مكان المناسبة :
يجب كتابة عنوان المكان المقام فيه الحفل بالتفصيل ويفضل طبعا إرفاق رابط لجوجل ماب (لوكيشن) لمكان الحفل داخل الدعوة.
الزي المطلوب إن وجد :
يجب تحديد إذا كان هناك زي خاص بالحفل ( كاجول او وكلاسيك أو سيمي فورمال ) أو تحديد لون معين في الزي الخاص بالحفل.
معلومات إضافية :
من الجيد كتابة أي معلومات أخرى تخص الحفل مثل وجود موقف سيارات
من الأسهل عليك أن تستخدم قوالب جاهزة تسمح لك بإدخال كافة المعلومات الخاصة بالمناسبة وكتابتها بشكل احترافي.
أفضل أنواع المناسبات التي يناسبها إرسال دعوات حفلات إلكترونية :
بالطبع يمكن استخدام الدعوات الإلكترونية في جميع المناسبات ولكن بعض المناسبات يكون إرسال الدعوات إلكترونية فيها مثل :
- الحفلات الخاصة مثل حفلات أعياد الميلاد وحفلات التخرج أيضًا حفلات استقبال المواليد.
- الفعاليات المهنية والشركات مثل حفلات انطلاق المنتجات والمؤتمرات وأيضًا ورش العمل.
- حفلات الزفاف إرسال الدعوات الإلكترونية لحفلات الزفاف أصبح شائعًا في الوقت الحالي خاصة دعوة حفل زفاف إلكترونية حفلات الزفاف العصرية والصغيرة بطاقة دخول حفل زفاف إلكترونية.
- المناسبات الاجتماعية مثل حفلات الشواء وحفلات العشاء وتجمع الأصدقاء.
كيف تختار التصميم المناسب قبل إرسال دعوات حفلات إلكترونية لضيوفك ؟
تصميم دعوات إلكترونية هو أول انطباع يصل للمدعوين عن حفلك فيجب اتباع عدة خطوات حتى يكون التصميم أفضل ما يكون.
1 طبيعة المناسبة :
أهم خطوة وهي التفكير في طبيعة المناسبة من حيث :
- مناسبة رسمية فيجب التركيز في الاختيار على الألوان الهادئة المتناسقة مثل ( الذهبي والفضي والأبيض) أيضًا الخطوط تكون كلاسيكية أنيقة بشكل متقن
- مناسبة عصرية ومريحة فالأفضل اختيار تصميم ذات ألوان زاهية وعصرية وأيضًا الخطوط تكون غير رسمية وسهلة القراءة مع امكانية إضافة رسوم متحركة.
- مناسبة ذات طابع خاص مثل حفل التخرج او حفل استقبال المواليد وذلك يكون التصميم على حسب طبيعة الحفل.
2 جمهور الحفل :
يجب التفكير في ذوق المدعوين فإذا كانت الدعوة مرسلة للاصدقاء فيكون التصميم أكثر جرأة وعصرية أما إذا كانت المدعوين كبار في السن أو زملاء في العمل فيكون التصميم أكثر كلاسيكية.
3 مراعاة الوضوح والبساطة :
لا تجعل الدعوة معقدة في تصميمها مما يجعلها غير واضحة في إظهار المعلومات الأساسية والأفضل أن تكون تلك المعلومات مثل التاريخ والوقت والمكان مكتوبة بشكل واضح و سهلة في القراءة:
4 استخدام الصور عالية الجودة :
إذا كنت تريد إضافة صور للعروسين أو صور أخرى فالأفضل أن تكون الصور عالية الجودة تتناسب مع التصميم.
اقرأ أيضا: دعوات زفاف برمز QR
أخطاء يجب تجنبها عند إرسال دعوات حفلات إلكترونية لأول مرة :
حتى لا تقع في أخطاء داخل دعوتك الإلكترونية مما يفسد شكلها فهناك أخطاء شائعة من الأفضل تجنبها مثل :
إرسال الدعوة في اللحظة الاخيرة :
فالافضل إرسال الدعوات قبل المناسبة باسبوعين على الأقل أيضًا المناسبات الأكثر فاعلية فالأفضل إرسالها في مدة لا تقل عن شهر حتى يتيح للمدعوين التخطيط بالإضافة إلى تأكيد حضور دعوة عن طريق PSVR.
عدم اختبار الدعوة قبل إرسالها :
من المهم أن تقوم بالتأكد من الدعوة تصميم ومعلومات أنها صحيحة قبل إرسالها وإن التصميم يظهر بشكل صحيح وواضح على الهواتف والأجهزة اللوحية.
عدم إرسال تذكير للمدعوين :
هذا خطأ شائع حيث يتم نسيان تذكير المدعوين بموعد الحفل وهذا ضروري فمن الممكن نسيان الموعد أو الانشغال فالأفضل أن تقوم بتذكير المدعوين بالحفل بشكل لطيف.
في الختام الدعوات الإلكترونية عبارة عن مزيج رائع يجمع بين الأناقة والنظام فإنها توفر عليك الكثير من الجهد والمال بأسعار الدعوات الإلكترونية
مع اضفاء لمسة عصرية احترافية لمناسبتك.
اقرأ أيضا: دعوات إلكترونية مخصصة